Wie jede effektive Botschaft muss auch Technische Kommunikation auf diejenigen Personen ausgerichtet sein, die sie verstehen sollen – die Nutzer und Endkunden. Jeder Technische Redakteur steht immer wieder vor der Frage: "Was wollen und müssen Nutzer für die Ausführung des jeweiligen Bedien- und Handlungsschritt wissen?". In den seltensten Fällen jedoch werden Benutzerinformationen in einer klassischen Lesesituation genutzt, wie z.B. entspannt am Schreibtisch oder abends im Bett. Vielmehr ist die Nutzung der Benutzerinformation eng an das jeweilige Produkt und dessen Bedienung in unterschiedlichen Situationen gebunden. Dieser Handlungskontext wiederum führt zu Lesesituationen, die benutzerseitig durch Umstände und Rezeptionseinflüsse wie Zeitdruck, Störungen, Lärm oder innere Angespanntheit bedingt sein können.

Zahlreiche Studien und Empfehlungen zielen vor allem auf die Arbeit des Technischen Redakteurs ab, ebenso auf die Analyse seiner Zielgruppe(n). Weitaus seltener werden aber Themen untersucht wie z.B.: Wann, wo, in welcher Situation, unter welchen äußeren und inneren Umständen und zu welchem Zweck liest der Benutzer eigentlich die produktbegleitenden Informationen? Und welche Auswirkungen haben all diese situativen Einflüsse auf den Text und auf die Textrezeption, und wie bedingen sich diese Faktoren gegenseitig?

Insbesondere bei der Produktion von Texten für die Massenkommunikation – und dazu gehören auch Benutzerinformationen – ist jedoch eine vorausschauende Antizipation aller zukünftigen Anwendungs- und Nutzungssituationen besonders wichtig, damit die geplante Kommunikation und Produktinstruktion erfolgreich gelingen kann. Das erleichtert nicht nur die Textproduktion für benutzerfreundliche, lesemotivierende und effektive Technische Kommunikation, sondern dient auch dem interkulturellen Vergleich von Kommunikationssituationen und damit letztlich auch der effektiven und effizienten Lokalisierung von Technischer Kommunikation in die geplanten Zielsprachen.

Die vorliegende Analyse versteht sich daher insgesamt auch als Grundlage für ein unternehmensindividuell zu erstellendes Gesamtkonzept, in dem die Textgestaltung und Lokalisierung von multilingualen Benutzerinformationen auch die jeweils geplanten zukünftigen Verwendungssituationen sowie die äußeren und inneren Umstände der Nutzer und Endkunden berücksichtigt.